本系統主要適應於具有對外加工貿易經營權的獨資，合資，三資企業，主要是來料和進料加工企業。因此，依據中華人民共和國國際貿易法，稅法和海關修正法案的規定和企業實際的需求，本系統主要功能分析如下：
企業和外商經過一系列詢盤，發盤，還盤等交易前磋商，簽訂交易合約。企業開始履行合約，首先向海關申請合約手冊，合約手冊備案後，就可以進行原料進口了，若進口合同規定為信用證支付，需要同時向銀行開具交易信用證，外商將原料裝箱，同時將裝箱單，發票等相關單據交付議付行，國外議付行寄給我國開證行，企業辦理購匯，領取裝箱單，提運單等單據，根據進口合約中原料的數額，向海關申請進口報關單，海關查驗貨物，報關單無誤，批準放行，原料進口完成。在企業生產過程中，有一些原料是通過轉廠和國內購入的，如為轉廠，企業必須先向海關申請關封，才能轉入原料，如果合約需要核銷或者對方合同到期或者關封規定交易數量完成，必須向海關申請轉廠合約，申請轉廠合同時，企業必須出具關封。當原料備齊後，開始生產，生產過程中必然有一系列領料，退料和補料的過程發生，成品生產出來，需要按合約向外商出口，這時必須先完成一系列出口前準備，如運輸工具的準備，檢驗，檢疫，然後向海關申請出口報關單，海關查驗貨物和報關單無誤，成品的出口過程也完成了。最後，企業需向海關進行合約核銷，解除海關對合約的監管。申請合約核銷時，企業必須出具一系列相關證明，包括進口報關單，出口報關單，轉廠合約（報關單），內購發票，餘料轉入，餘料轉出，填制核銷申請表。海關審核通過，此合約就執行完畢，同時解除對合約的監管。
以上過程中很多是企業實際貿易時要進行的工作，如辦理信用證，購匯等過程，系統可以忽略，從以上過程抽象出來，並結合企業實際需求，系統主要有二大功能。
合約管理： 包括合約手冊的申請，備案，合約變更, 進口報關，出口報關，關封管理和合約核銷。
倉庫管理： 主要為了適應海關監管的要求，包括原料和成品轉廠，餘料結轉，生產領退料管理，材料退港，成品內銷，以及其它一系列出入庫動作。原料監管，成品監管，料件出入庫明細，成品出入庫明細等數據報表。
海關貿易系統流程圖：
合同管理部分：
對外加工貿易企業在實際對外貿易過程中，一般的工作流程有：和客戶簽訂合同，向海關申請合同手冊，海關核發合同手冊，合同手冊備案，關封管理，進口報關，出口報關，辦理轉廠合同，合同核銷。
企業實際管理中，在申請合同手冊時，報關員需要根據出口成品的數量和耗料表匯總計算每一種料件的單耗和損耗。每一種成品中每一種料件的單耗和損耗。當合同中成品多，耗料表復雜時，報關員的工作量是相當大的，而且因為手工計算的誤差，並不能保證數據的完全正確。在合同核銷時，報關員需要人工匯總每一種料件的進口量，出口量，填制核銷表，若數據有誤，需要查找出產生錯誤數據的原因，在紛繁復雜的各種進出口報關單，出入庫單據中查找一個錯誤數據的來源是非常麻煩的事情。
以上都是企業實際工作中人工工作量比較大，難以管理的部分。
參照以上企業實際工作需求，系統要完成的管理功能有：合同手冊的申請和備案，合同變更管理, 關封管理，進口報關單的申請，出口報關單的申請，合同核銷
合同手冊的申請和備案：
對外加工貿易企業和客戶簽訂合同後，必須向海關申請合同手冊才能進行原料進口和成品出口貿易，合同手冊一旦申請成功，表示此合同開始接受海關的監管直到合同核銷。合同申請內容主要包含三個部分：出口貨品，耗料表，進口料件。出口貨品表示此份合同最後需要出口的貨品，耗料表定義了出口貨品的原料構成（BOM）。進口料件是根據耗料表得出的需要原料。
關封管理：
簽訂合同後，如果進口料件中含有轉廠的原料，則需要向轉廠廠商提出交易請求（包括交易量，價格），到海關申請關封，由關封約束了交易的數量，價格和所用於的合同。進行轉廠時，企業必須嚴格依照關封來進行交易。
進口報關單申請：
合同手冊核發後，企業履行合同，進口原材料，因為原材料必須經海關查驗，須預先向海關提交一份進口料件的清單，即進口報關單。進口報關單申請過程中需要附交提運單等相關單據。料件轉入,餘料轉入，成品退回，也需要向海關申請進口報關單。
出口報關單申請：
合同手冊記載的出口成品加工完畢，需要出口到客戶。出口報關單即為成品出口向海關提交的申請單。成品轉出，餘料轉處，材料退港，也需要向海關申請出口報關單。
合同核銷：
一份合同手冊履行完畢，需要向海關申請核銷，合同核銷後，海關即解除對這份手冊的監管。合同核銷時，必須向海關提交一系列相關單據，包括進口報關單，出口報關單，餘料結轉，內購說明等。海關對相關證明進行查核，對照無誤後，才能對此份合同進行核銷。
倉庫管理部分：
一份合同手冊申請成功後，表示合同手冊登記的材料開始接受海關的監管直到合同核銷。在合同核銷前，對合同手冊中登記的進口原料和生產的成品，在任何時候，對於海關的監管檢查，企業都需要能及時提供它們的相關數據，如果數據和合同對比有誤，海關將視為非法，企業將受到國家嚴格的懲罰。所以，倉庫管理的功能就在於對所有海關監管的原料和成品進行管理，能夠及時提供某個貨品的庫存量，進出量等。
對於原料和成品的進出倉活動，分別分為以下幾種：
- 原料進倉： 直接進口入庫，轉廠入庫，國內購料入庫，餘料轉入（模擬入庫），生產退料。
- 原料出倉： 生產領料（自制和托工），生產補料，材料退港出庫，餘料轉出（模擬出庫）。
- 成品入庫： 生產繳庫，成品退回入庫。
- 成品出庫： 直接出口，成品內銷，轉廠出庫，返回加工，廢次品處理。
在進銷存中：
- 直接進口，轉廠，國內購料，成品退回均對應進貨入庫單。
- 生產退料對應生產退料單。
- 生產領料對應生產領料單。
- 生產補料對應生產補料單。
- 材料退港，直接出口，成品內銷，成品轉廠出庫均對應銷貨出庫單。
- 生產繳庫對應生產繳庫單。
- 返回加工對應檢驗不合格轉制令。在MRP中，成品還沒有入庫動作。所以實際沒有出庫動作。
- 廢次品出庫對應檢驗不合格轉廢，次品。
材料監管：
對於合同登記的每一項原料，企業需要能實時查詢它的入庫數，耗用數合計和最後的結存數。帳面入庫數，耗用數合計和最后結存數。實際庫存和帳面庫存的差額。
成品監管：
對於合同登記的每一項成品，企業需要能實時查詢它的完工數，出庫數合計和最後的結存數。
料件出入庫明細：
是材料監管中各合計數據的明細，可以明細查詢料件具體出入庫的每一筆記錄。
成品出入庫明細：
是成品監管中各合計數據的明細，可以明細查詢成品具體出入庫的每一筆記錄。
進口報關單原料核查：
對於每一張進口報關單，企業能夠查詢其入庫記錄明細以便和報關單實物核對。
